Als ondernemer zijn het onder controle houden van je debiteuren vaak een behoorlijke worsteling. Veel bedrijven hebben een sterke neiging om de facturen te laat te betalen om zodoende zelf meer liquiditeiten tot hun beschikking te hebben. Dit kan bewust zijn, maar je kunt ook klanten hebben die simpelweg niet in staat zijn om de rekeningen op tijd te betalen. Het is in ieder geval van belang er strak op te zitten om niet zelf in de problemen te komen. Naast problemen heb je de liquiditeiten die in je debiteuren zitten vaak nodig om je ambities zoals groei mee te financieren. Een goed incassobureau is onder andere een belangrijk element om er goed grip op te houden. In dit blog vertellen we ook welke andere aspecten een belangrijke rol spelen.
Hoe organiseer ik een strak debiteurenbeheer
Het grip krijgen op je debiteuren begint bij het strak organiseren van je debiteurenbeheer binnen je bedrijf. Het is van belang om aan je klant te laten zien dat je er kort op zit. Dit zorgt er over het algemeen voor dat je factuur wat meer aandacht krijgt. Zorg er dus voor dat er iemand binnen je organisatie verantwoordelijk voor is. Deze persoon die je ook zelf kunt zijn kan het debiteurenbeheer strak organiseren door allereerst goede software aan te schaffen waarmee je kunt factureren maar waarmee je ook goed kunt volgen of de factuur betaald is. Zo zie je ook snel of een betalingstermijn wordt overschreden en kun je dus snel actie ondernemen. Schrijf in een proces goed uit welke stappen je zet als een betalingstermijn wordt overschreden. Dat begint vaak bij een herinnering versturen. De stappen daarna zijn vaak een tweede herinnering telefonisch contact opnemen en uiteindelijk een laatste aanmaning. Hierin geef je aan dat bij niet betalen een overdracht zal plaatsvinden naar een incassobureau en dat je de bijkomende kosten bij de vordering zult optellen.
Wat doet een incassobureau?
Een incassobureau begint allereerst via een minnelijke incassoprocedure te trachten de vordering te innen. Dit is ook weer door middel van aanschrijven en telefonisch contact opnemen. Het feit dat een incassobureau dat doet levert vaak al dermate extra druk op dat er betaald wordt. Zo niet wordt er een juridische procedure gestart. Hierin worden uiteindelijk via een vonnis juridische middelen ingezet waarmee meer grip gekregen kan worden op de vordering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het leggen van beslag door een deurwaarder.